Digitale Betriebsprüfung (GoBD/ GDPdU) in der Oracle E-Business Suite

Steuerprüfung

Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen"(GDPdU), vom BMF mit Wirkung zum 1. Januar 2002 eingeführt, wurden zum 14. November 2014 durch die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) abgelöst. (Schreiben des BMF zu den GoBD)

Die GoBD regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltungen im Rahmen von Außenprüfungen.

An den Grundsätzen dieser Anforderungen hat sich seitdem nichts verändert, lediglich bei der Definition welche Daten, steuerrelevante Daten‘ sind herrscht nun weitgehend Sicherheit. Wurde in den Anfangsjahren bei Betriebsprüfungen noch recht selten vom Recht auf den digitalen Zugriff Gebrauch gemacht, so wurden nach einer aktuellen Studie mit 230 Unternehmen bereits bei 81% aller Betriebsprüfungen der Jahre 2010 und 2011 der digitale Zugriff eingefordert. Auch zeichnet sich ab, dass der sogenannte Z3-Zugriff (prüfungsrelevanten Daten müssen auf einem Datenträger in einem speziellen Format zur Verfügung gestellt werden) zum De-Facto Standard wird.

Sofern nicht bereits geschehen, müssen in der Oracle E-Business Suite die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass bei der nächsten Prüfung die drei möglichen Zugriffsverfahren umgehend verfügbar sind, um Probleme bei der Prüfung oder gar die Ansetzung von Verzögerungsgeldern zu vermeiden.

Voraussetzungen für die Umsetzung der GoBD/ GDPdU in der Oracle E-Business Suite

Für die folgenden drei Zugriffsszenarien müssen innerhalb der E-Business Suite die technischen Voraussetzungen geschaffen werden:

  • Z1 Zugriff - der Betriebsprüfer greift  unmittelbar auf die digitalen Daten des Unternehmens zu:
    Da der Prüfer hier einen direkten Systemzugang bekommt, muss über die Definition einer speziellen ‚Prüfer‘-Zuständigkeit sichergestellt werden, dass der lesende Zugriff auf steuerrelevante Informationen der dem deutschem Recht unterliegenden bilanzierenden Einheit möglich ist. Mit ein paar ‚Kunstgriffen‘ innerhalb des Oracle EBS Standards ist die Definition einer solchen Zuständigkeit (-> ausschließlich lesender Zugriff auf die steuerrelevanten Buchungen einer bestimmten Periode für eine bilanzierende Einheit) ohne Probleme mit überschaubarerem Aufwand zu realisieren.

  • Z2 Zugriff - der Betriebsprüfer greift mit Unterstützung eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen mittelbar auf die Daten zu: Für diesen Zugriff sind keine Modifikationen notwendig, da entweder mit der ‚Prüfer‘-Zuständigkeit oder den Zuständigkeiten des unterstützenden Mitarbeiters gearbeitet werden kann.

  • Z3 Zugriff – dem Betriebsprüfer werden die prüfungsrelevanten Daten in einem speziellen Format auf einem Datenträger übergeben, damit sie in der Finanzbehörde mit der IDEA-Auswertungssoftware ausgewertet werden können:
    Die Umsetzung dieser Anforderung ist etwas komplexer und verlangt in Abhängigkeit vom Versionsstand der E-Business Suite kleinere Modifikationen und Ergänzungen.

PDG GoBD/ GDPdU Schnittstelle für die digitale Betriebsprüfung für den Z3 Zugriff in der Oracle E-Business Suite

Audicon Zertifikat GoBD/ GDPdU Schnittstelle digitale Betriebsprüfung

Die PDG hat für den GDPdU Zugriff nach Z3 ein eigenes Standalone-Programm entwickelt, um Ihre Daten aus der E-Business Suite zu exportieren und für den Wirtschaftsprüfer aufzubereiten. Diese Erweiterung kommt ohne Veränderungen am Setup der E-Business Suite aus und ist bereits bei mehr als 90 Kunden erfolgreich  im Einsatz.

Wir verfügen über langjährige Erfahrung und ein umfangreiches KnowHow und haben mit unserer PDG GoBD/ GDPdU Schnittstelle digitale Betriebsprüfung bereits mehr als 90 Unternehmen erfolgreich bei der Außenprüfung unterstützt.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer PDG GoBD/ GDPdU Schnittstelle digitale Betriebsprüfung.

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Beniamin-Flavius Mocanu
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