Lieferanten-Rechnungsimport mit Netfira AI (SAAS) in die Oracle E-Business Suite
Automatischer Lieferanten-Rechnungsimport
Nefira extrahiert die Daten aus der Lieferantenrechnung automatisch.
Der "Primus Netfira Adapter" importiert die verfizierten Daten in die Oracle EBS.
Ablauf des Lieferanten-Rechnungsimport in die Oracle E-Business Suite mit Netfira:
- Der Lieferant schickt die Rechnung als PDF Datei per Email (Anlage) an einen speziellen Email-Account. Von diesem Email Account wird die Mail direkt an Netfira weitergeleitet.
- Netfira erkennt den Lieferanten und extrahiert die Rechnungsdaten.
- Netfira übermittelt die Rechnungsdaten (incl. Email und PDF) als XML Datei über einen Web Service.
- Der PRIMUS Adapter nimmt die Daten und das original PDF aus Netfira und vergleicht die Rechnungsdaten automatisch mit den Informationen in der Oracle EBS z.B. der Lieferantenbestellung und dem Wareneingang.
- Wenn die Daten zusammenpassen, wird die Rechnung automatisch in die Oracle EBS importiert, und nachdem die Bestellung und der Wareneingang nach EBS-Standardlogik abgeglichen wurden, im Rechnungssatz archiviert.
- Wenn die Daten nicht mit der Bestellung und dem Wareneingang zusammenpassen, wird der für die Rechnungsprüfung verantwortliche Buchhaltungsmitarbeiter (oder Einkaufsabteilung) benachrichtigt. Mit der Benachrichtigung erhält der Mitarbeiter die notwendige Information (z.B. "Menge stimmt nicht mit der Bestellung überein"), einen Link zum Rechnungs-PDF und zum Email des Lieferanten. Falls nötig, kann der Lieferant kontaktiert werden um die Differenz zu klären. Der Lieferant schickt dann eine neue Rechnung per Mail.
- Optional: Die verantwortliche Person aus der Buchhaltung erhält eine Benachrichtigung mit einem direkten Link auf die Rechnungsdatei. Sie prüft die Rechnung und gibt sie zur Zahlung frei. (=> Verzicht auf Papierrechnung).
- Das E-Mail-Cockpit für Lieferrechnungen zeigt alle Lieferrechnungs-E-Mails und alle Netfira-E-Mails an (z.B. wenn ein Lieferant Netfira noch nicht bekannt ist oder wenn ein PDF vom Lieferanten gesendet wird, das keine Lieferrechnung ist).
Vorteile durch den Lieferanten-Rechnungsimport:
- Prozessautomatisierung: Inhaltsabgleich, Übergabe an EBS und Archivierung der PDF-Datei am EBS-Rechnungssatz.
Wichtig: Für 100% der verarbeiteten Rechnungen werden die notwendigen Daten aus dem PDF extrahiert. Damit entfällt die manuelle Kontrolle und Nacharbeit! - Die Rechnung passt zu EBS Bestellung: Keine manuelle Aktion, wenn der Wareneingang und die Bestellung direkt mit der Rechnung übereinstimmen. (Eine Validierung der Rechnung vor dem Zahlungslauf ist sinnvoll).
- Die Rechnung passt zu keiner EBS Bestellung: Die sehr zeitaufwändige Eingabe von Rechnungspositionsdaten entfällt. Dank der Kontierungsvorlagen für jeden Lieferanten ist eine Korrektur der Kontierung durch die Finanzbuchhaltung nur selten erforderlich.
Gerne besprechen wir mit Ihnen weitere Details zum Lieferanten-Rechnungsimport mit Netfira.
