Lieferanten-Rechnungsimport in die Oracle E-Business Suite als SaaS oder AddOn Lösung
Primus E-Invoice Management (PEM) extrahiert die Daten des Lieferanten und importiert die verfizierten Rechnungsdaten in die Oracle E-Business Suite. Die Emails können die Rechnung als X-Rechnungsdatei (X-Invoice UBL 2.1) oder als ZUGFeRD-Datei (ZUGFeRD 2.2) enthalten. PEM kann auch Lieferantenrechnungen über PEPPOL abrufen. PEM ist wahlweise als Software as a Service Lösungen oder als EBS-Addon verwendbar.
Ablauf des Lieferanten-Rechnungsimports mit PEM in die Oracle EBS:
- Der Lieferant aus Deutschland schickt die Email mit der X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung oder PDF-Rechnung im Anhang an einen dedizierten Email-Account. Oder der Lieferant schickt seine Rechnung über PEPPOL.
- PEM (Primus E-Invoice Management) überprüft regelmäßig diesen Email-Account bzw. den Avalara-Account (=PEPPOL) und verarbeitet alle eingegangenen Informationen. Mit der Option „Archivierung“ werden die Lief.Rechn.emails bzw. XML-Daten archiviert.
- PEM stellt für den Kreditorensachbearbeiter alle Rechnungen übersichtlich über das PEM-Cockpit bereit. Die Rechnungen die nur per XML eingegangen sind werden durch PEM für die Anwender in ein PDF umgewandelt.
- PEM extrahiert die Rechnungsdaten aus dem email-Anhang bzw. konvertiert die PEPPOL-XML-Strukturen, identifiziert den entsprechenden Lieferanten auf Basis der Oracle E-Business Suite Stammdaten und prüft ob es eine korrespondierende Bestellung in der Oracle E-Business Suite für diesen Lieferanten gibt.
- Mit der Option „Genehmigungsworkflow“ wird die Rechnung durch die zuständigen Mitarbeiter geprüft und genehmigt (bzw. abgelehnt).
- PEM gleicht die Rechnungsdaten automatisch mit den Informationen in der EBS (Lieferantenadresse, Bestellung und ggf. Wareneingang) ab. Sollte sich die Rechnung auf eine noch geschlossene Periode beziehen, parkt PEM diese Rechnung und importiert sie sobald wie möglich.
Dabei ergeben sich 3 Fälle:
- Rechnung ohne Bestellung:
Die Rechnungsdaten werden importiert: Rechnungskopf und Rechnungspositionen. Wenn über die Artikelnummer in der Rechnung ein Artikel in der EBS eindeutig gefunden werden kann, wird der EBS-Artikel referenziert. Wenn kein Artikel gefunden werden kann, werden die Artikelinfos der Rechnung als Text übernommen. Die Kontierung der Rechnung in der EBS erfolgt über die Lieferanten-Default-Kontierung. Diese kann ggf. durch den Debitorenbearbeiter geändert werden. Der ggf. in der EBS eingerichtete Lieferantenrechnungsgenehmigungs-workflow kann wie bisher verwendet werden (wenn die Rechnung nicht schon durch den PEM-Genehmigungsworkflow genehmigt ist) - Rechnung auf Basis einer Bestellung ohne Abweichungen:
Wenn die Rechnungsdaten zur Bestellung und ggf. zum Wareneingang übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch in die Oracle EBS über das Interface importiert und das Email (inkl. Anhang) am EBS-Rechnungsdatensatz archiviert. - Rechnung auf Basis einer Bestellung mit Abweichungen:
Wenn die Rechnungsdaten nicht mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen, kann der für die Rechnungsprüfung verantwortliche Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (oder Einkaufsabteilung) benachrichtigt werden. Mit der Benachrichtigung erhält der Mitarbeiter die notwendige Information (z.B. "Menge stimmt nicht mit der Bestellung überein"). Die Rechnung wird in jedem Fall importiert und es wird eine Gutschrift über eine falsche Menge oder einen falschen Preis erwartet. Bis diese Gutschrift eintrifft wird die Rechnung "zahlungsgesperrt".
- Rechnung ohne Bestellung:
Die aktuelle gesetzliche Regelung zur E-Rechnung in Deutschland:
Am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem neuen Wachstumschancengesetz zugestimmt.
Für deutsche Unternehmen ist damit die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich als Teil der EU-Richtlinie "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" - ViDA" verpflichtend.
Das Gesetz besagt, dass Unternehmen ab dem 1.Jan. 2025 bereit sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, während die Erstellung elektronischer Rechnungen in den Jahren 2025 und 2026 zunächst freiwillig und dann erst ab dem 1.Jan. 2027 verpflichtend ist.
Elektronische Rechnungen sind alle Rechnungen, die mit dem "CEN-Format EN 16931" kompatibel sind, z.B. Standards wie "XStandard" oder "ZUGFeRD". PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen.
Damit müssen Unternehmen in Deutschland ihr ERP System ab dem 1.Jan. 2025 zumindest auf den Empfang von elektronischen Rechnungen vorbereiten.
Ihre Vorteile:
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderung ab 1.Jan. 2025 im B2B Verkehr elektronische Rechnungen in Empfang nehmen zu können.
- Emails mit X-Rechnung oder ZUGFeRD Anhang können verarbeitet werden.
- Prozessautomatisierung: Inhaltsabgleich, Übergabe an EBS und Archivierung der Wmails (inkl. E-Rechnung) am EBS-Rechnungssatz.
Wichtig: Für 100% der verarbeiteten Rechnungen werden die notwendigen Daten aus der E-Invoice extrahiert. Damit entfällt die bei gescannten Rechnungen häufig notwendige manuelle Kontrolle und Nacharbeit! - Es ist keine manuelle Aktion notwendig, wenn der Wareneingang und die Bestellung direkt mit der Rechnung übereinstimmen.
(Eine Validierung der Rechnung vor dem Zahlungslauf ist in der EBS immer sinnvoll). - Wenn die Rechnung sich nicht auf eine EBS Bestellung bezieht, entfällt die sehr zeitaufwändige Eingabe der Rechnungspositionsdaten. Dank der Kontierungsvorlagen für jeden Lieferanten ist eine Korrektur der Kontierung durch die Finanzbuchhaltung nur selten erforderlich.
Gerne besprechen wir mit Ihnen weitere Details zur Umsetzung der Anforderungen zu E-Rechnungen in Ihrer Oracle E-Business Suite: