Lieferanten-Rechnungsimport in die Oracle E-Business Suite als SaaS oder AddOn Lösung

Die aktuelle gesetzliche Regelung zur E-Rechnung in Deutschland:


Am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem neuen Wachstumschancengesetz zugestimmt.

Für deutsche Unternehmen ist damit die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich als Teil der EU-Richtlinie "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" - ViDA" verpflichtend.

Das Gesetz besagt, dass Unternehmen ab dem 1.Jan. 2025 bereit sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, während die Einreichung elektronischer Rechnungen in den Jahren 2025 und 2026 zunächst freiwillig und dann erst ab dem 1.Jan. 2027 verpflichtend ist.

Elektronische Rechnungen sind alle Rechnungen, die mit dem "CEN-Format EN 16931" kompatibel sind, z.B. Standards wie "XStandard" oder "ZUGFeRD". PDF-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen. 

Damit müssen Unternehmen in Deutschland ihr ERP System ab dem 1.Jan. 2025 zumindest auf den Empfang von elektronischen Rechnungen vorbereiten.

Automatischer Lieferanten-Rechnungsimport in die Oracle E-Business Suite

Die PRIMUS ermöglicht mit ihrer Lösung Primus E-Invoice Management (PEM) die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für den Lieferanten-Rechnungsimport mit der Oracle E-Business Suite.

PEM extrahiert die Daten aus der Email des Lieferanten und importiert die verfizierten Daten in die Oracle EBS. Diese Emails können die Rechnung als X-Rechnungsdatei oder ZUGFeRD-Datei enthalten. Mit der Option Netfira können auch PDF-Dateien ohne XML-Informationen verarbeitet werden.

Das Primus E-Invoice Management ist wahlweise als Software as a Service Lösungen oder als Addon verwendbar.

 

E-Invoice: Lieferanten-Rechnungsimport

Ablauf des Lieferanten-Rechnungsimport in die Oracle E-Business Suite mit PEM (Primus E-Invoice Management):

  • Der Lieferant schickt die Email mit der X-Rechnung oder ZuGFeRD-Rechnung (oder PDF-Rechnung) im Anhang an einen dedizierten Email-Account.

  • PEM (Primus E-Invoice Management) überprüft regelmäßig diesen Email-Account und verarbeitet alle eingegangenen Emails.

  • PEM stellt für den Kreditorensachbearbeiter alle Emails über das PEM-E-Mail-Cockpit übersichtlich bereit.

  • PEM identifiziert den entsprechenden Lieferanten auf Basis der Oracle E-Business Suite Stammdaten, prüft ob es eine korrespondierende Bestellung in der Oracle E-Business Suite für diesen Lieferanten gibt und extrahiert dann die Rechnungsdaten aus dem Anhang.

  • Das PEM vergleicht die Rechnungsdaten automatisch mit den Informationen in der Oracle E-Business Suite (Lieferantenadresse, Bestellung und ggf. Wareneingang).
    Sollte sich die Rechnung auf eine noch geschlossene Periode beziehen, wartet PEM und importiert die Rechnung dann sobald wie möglich.  

    Dabei ergeben sich 3 Fälle:

    • Rechnung ohne Bestellung:
      Die Rechnungsdaten werden importiert: Rechnungskopf und Rechnungspositionen.
      Wenn über die Artikelnummer in der Rechnung ein Artikel in der EBS eindeutig gefunden werden kann, wird der EBS-Artikel referenziert. Wenn kein Artikel gefunden werden kann, werden die Artikelinfos der Rechnung als Text übernommen. Die Kontierung der Rechnung in der EBS erfolgt über die Lieferanten-Default-Kontierung. Diese kann ggf. durch den Debitorenbearbeiter geändert werden. Der in der EBS eingerichtete Lieferantenrechnungsgenehmigungsworkflow kann wie bisher verwendet werden.

    • Rechnung auf Basis einer Bestellung ohne Abweichungen:
      Wenn die Rechnungsdaten zur Bestellung und ggf. zum Wareneingang passen, wird die Rechnung automatisch in die Oracle EBS über das Interface importiert und das Email (inkl. Anhang) am EBS-Rechnungsdatensatz archiviert.

    • Rechnung auf Basis einer Bestellung mit Abweichungen:
      Wenn die Rechnungsdaten nicht mit der Bestellung und dem Wareneingang zusammenpassen, kann der für die Rechnungsprüfung verantwortliche Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (oder Einkaufsabteilung) benachrichtigt werden. Mit der Benachrichtigung erhält der Mitarbeiter die notwendige Information (z.B. "Menge stimmt nicht mit der Bestellung überein"). Die Rechnung wird in jedem Fall eingebucht und es wird eine Gutschrift über eine falsche Menge oder einen falschen Preis erwartet. Bis diese Gutschrift eintrifft wird die Rechnung "zahlungsgesperrt". 

Netfira Dashboard EBS

 Vorteile durch den Lieferanten-Rechnungsimport mit dem Primus E-Invoice Management (PEM):

  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderung ab 1.Jan. 2025 im B2B Verkehr elektronische Rechnungen in Empfang nehmen zu können.

  • Emails mit X-Rechnung oder ZUGFeRD Anhang können verarbeitet werden.

  • Prozessautomatisierung: Inhaltsabgleich, Übergabe an EBS und Archivierung der emails (inkl. E-Rechnung) am EBS-Rechnungssatz.
    Wichtig: Für 100% der verarbeiteten Rechnungen werden die notwendigen Daten aus der E-Invoice extrahiert. Damit entfällt die bei gescannten Rechnungen häufig notwendige manuelle Kontrolle und Nacharbeit!

  • Es ist keine manuelle Aktion notwendig, wenn der Wareneingang und die Bestellung direkt mit der Rechnung übereinstimmen.
    (Eine Validierung der Rechnung vor dem Zahlungslauf ist in der EBS immer zwingend erforderlich).

  • Wenn die Rechnung sich nicht auf eine EBS Bestellung bezieht, entfällt die sehr zeitaufwändige Eingabe der Rechnungspositionsdaten. Dank der Kontierungsvorlagen für jeden Lieferanten ist eine Korrektur der Kontierung durch die Finanzbuchhaltung nur selten erforderlich.

 

Download Factsheet

Gerne besprechen wir mit Ihnen weitere Details zur Umsetzung der Anforderungen zu E-Rechnungen in Ihrer Oracle E-Business Suite: