GoBD verständlich erklärt
Was Unternehmen wissen müssen
Die GoBD und die GDPdU regeln wie Unternehmen ihre digitalen Finanzdaten korrekt führen und aufbewahren müssen, ein zentrales Thema für jede steuerlich relevante IT-Infrastruktur.
Die GDPdU gelten seit 2001 und wurden 2015 in die GOBD integriert.
Hier finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten rund um die GDPdU und die digitale Betriebsprüfung.
Was bedeutet GoBD und GDPdU?
GDPdU regeln die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die GoBD stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Hinter den Begriffen steckt ein klarer Anspruch: Unternehmen müssen ihre digitalen Buchführungsdaten korrekt erfassen, sicher speichern und im Prüfungsfall elektronisch gesetzeskonform bereitstellen. Die GDPdU wurden im Jahr 2015 in die GoBD integriert. Sie wurden seitdem mehrfach aktualisiert (zuletzt im Juli 2025), um der digitalen Transformation Rechnung zu tragen.
Warum sind die GoBD wichtig?
Eine GDPdU/GoBD-konforme Buchführung schafft Sicherheit: für Betriebsprüfungen, bei steuerlichen Rückfragen und im Umgang mit der Finanzverwaltung. Sie schützt vor Nachteilen im Prüfungsfall, strukturiert interne Prozesse und macht Ihre digitalen Geschäftsdaten nachvollziehbar und transparent.
Zugriff bei der digitalen Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3 im Überblick
Was ist der Z1-Zugriff?
Beim Z1-Zugriff erhält derdie Betriebsprüferin direkten Lesezugriff auf das ERP-System. Dafür wird eine spezielle „Prüfer“-Rolle eingerichtet, die ausschließlich auf steuerlich relevante Daten einer definierten Periode zugreift. Normalerweise lässt sich diese Rolle mit überschaubarem Aufwand umsetzen.
Was bedeutet Z2-Zugriff?
Beim Z2-Zugriff erfolgt der Zugriff indirekt: Eine Unternehmensmitarbeiterin bedient das System und stellt die Informationen bereit. Technisch genügt dafür entweder die „Prüfer“-Rolle oder die bereits vorhandenen Zugriffsrechte der begleitenden Person.
Was steckt hinter dem Z3-Zugriff?
Hier wird ein vollständiger Datensatz im IDEA-Format auf einem Datenträger an die Finanzverwaltung übergeben. Diese Variante ist technisch anspruchsvoller und kann, je nach Version der eingesetzten ERP-Lösung, Anpassungen im System erfordern.
IDEA: Das Tool für die digitale Prüfung
Was ist IDEA?
IDEA steht für „Interactive Data Extraction and Analysis“ und ist die zentrale Auswertungssoftware der Finanzverwaltung. Damit lassen sich große Datenmengen schnell und zielgerichtet analysieren, etwa zur Prüfung auf Vollständigkeit oder zur Identifikation von Auffälligkeiten.
Welche Daten benötigt der/die Prüfer*in?
Die Daten müssen vollständig, korrekt und maschinenlesbar vorliegen, insbesondere in Bezug auf Summen- und Saldenlisten, Buchungsjournal, Belegnachweise und Zeitstempel. Die Qualität des Exports aus dem ERP-System ist dabei entscheidend.
Wie bereitet sich Ihr Unternehmen am besten vor?
Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System alle GoBD-relevanten Anforderungen erfüllt, insbesondere in Hinblick auf Datenexport, Archivierung, Rollen- und Berechtigungskonzepte. Die Addons der Primus Solutions AG bieten hier effiziente Unterstützung, speziell für den Datenextakt aus der Oracle E-Business Suite und der Oracle ERP Cloud.
Falls Sie unsicher sind, ob Ihr Oracle ERP Finance System korrekt konfiguriert ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht, nutzen Sie unsere Angebot Setup Review.
Gut zu wissen
Der Z3-Zugriff ist mittlerweile der deFacto-Standard Zugriff im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung.
Die Primus Delphi Group bietet ein zertifiziertes Addon für den Z3-Zugriff auf die Oracle E-Business Suite und die Oracle ERP-Cloud. Damit werden alle relevanten Daten aus diesen Oracle ERP Systeme extrahiert und dem Prüfer so zur Verfügung gestellt, dass er sie mit seiner Analyse Software IDEA einlesen und auswerten kann.
Gut zu wissen:
Die Primus Delphi Group bietet GoBD-zertifizierte Addons für die Oracle E-Business Suite, das eine prüfungssichere Umsetzung aller Z1-Z3-Zugriffe ermöglicht – inklusive IDEA-konformer Datenausgabe.
